Endlos lange Meetings: Zeit- und nervenraubend, inneffektiv und oft überflüssig…

Klar ist aber auch, ohne interne Absprachen geht nichts, denn ohne Kommunikation lassen sich keine Dinge vorantreiben. Die nachfolgenden Tipps können helfen, die Meeting-Zeiten effektiver zu gestalten:

  1. Treffen Sie realistische Zeiteinschätzungen. Gerade wenn die Themen komplex und unübersichtlich sind, lohnt sich ggfs. sogar die Aufspaltung in Unterthemen und kleinere bzw. kürzere Meeting-Sequenzen.
  1. Stellen Sie ein klare Agenda auf und sorgen dafür, dass alle Teilnehmer diese vorab erhalten. Auch das Bereitstellen der notwendigen Arbeitsmaterialien (z.B. Flipchart, funktionierende Stifte etc.) sollte vorher passieren.
  1. Achten Sie auf die richtige personelle Zusammensetzung und halten die Runde so groß wie nötig, aber so klein wie möglich!
  1. Bereiten Sie das Meeting sorgfältig nach: Auch wenn es oft nervend ist, doch die Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und der zu erledigenden ToDo’s bis zur nächsten Besprechung ist ein absolutes Muss. So wird auch die Effektivität für die Folgeveranstaltung erhöht.
  1. Stellen Sie Meeting regeln auf:  Handy aus, Laptop vom Tisch, Ausreden lassen – all das sind Regeln einer fokussierten Meetingkultur. Viele Studien zeigen, dass Multitasking komplett ineffektiv ist. Als Einladender sind Sie dafür verantwortlich, dass die Regeln eingehalten werden. Zu einer positiven Gesprächskultur gehört es auch, dass Vorgesetzte ohne Sanktionen an die Einhaltung der Regeln erinnert werden dürfen.

So werden also die nächsten Meetings zum Erfolg. Kleiner Tipp: Auch der Ort oder die Räumlichkeit können den Gesprächsverlauf positiv oder negativ beeinflussen. Offene, helle Räume fördern Kreativität und einen wachen Geist. Dunkle, gedrungene Räume fördern eher das Einschlafen.

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